A administração municipal de Criciúma deu início a um projeto de digitalização dos arquivos físicos mantidos pelas escolas da rede pública de ensino. A medida, que abrange a conversão de aproximadamente 5,5 milhões de páginas, tem como objetivo principal organizar e preservar documentos que integram a história da comunidade escolar. A Escola Municipal de Educação Básica (EMEB) Jorge da Cunha Carneiro já passou pelo processo, com mais de 24 mil páginas digitalizadas.
Além de proteger os papéis originais contra o desgaste natural, a ação busca agilizar a busca por informações antigas e facilitar o acesso da população a esses registros. O prefeito Vagner Espindola destaca que a iniciativa representa uma forma de inovação por meio da modernização de processos já existentes. Segundo ele, documentos produzidos ao longo de décadas precisam ser preservados, e a tecnologia é uma aliada essencial para melhorar o serviço público.
O acervo digitalizado inclui uma vasta gama de materiais, como históricos escolares, fichas de matrícula, registros de desempenho dos alunos, dados do Educacenso, prestações de contas, planos de gestão, relatórios anuais, avaliações de estágio probatório, decretos, memorandos e outros documentos administrativos. A digitalização reduz o manuseio dos originais, prolongando sua vida útil, e possibilita a adoção de medidas de segurança, como armazenamento em nuvem, cópias de segurança e controles de acesso.
A secretária municipal de Educação, Geovana Benedet Zanette, ressalta que a iniciativa fortalece a preservação da memória do sistema educacional e melhora o atendimento à comunidade. Ela enfatiza que os registros contam a trajetória de estudantes, profissionais e das próprias instituições, sendo fundamental que estejam protegidos e bem organizados para uso futuro.
O secretário municipal de Governança, Tiago Ferro Pavan, explica que o trabalho vai além da simples digitalização dos papéis. Ele destaca que é necessário organizar, classificar e indexar cada documento, definir permissões de acesso e garantir mecanismos robustos de segurança e backup. Dessa forma, transforma-se o arquivo físico em informação de fácil localização e utilização, o que beneficia tanto a gestão interna quanto o atendimento ao cidadão.
Para assegurar a correta gestão dos documentos digitais, os gestores escolares receberam capacitação para usar o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), bem como para arquivar e organizar os arquivos digitalizados. Com isso, o projeto busca equilibrar a eficiência no acesso às informações com as exigências de privacidade, segurança e tratamento adequado dos dados.
Fonte: Pref. de Criciúma
